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书信的基本格式
作者:   上传者:admin  日期:12-09-27


书信是人们互通情况、交流思想、商量事情的一种应用文,它分成一般书信和专用书信两种。

1、一般书信。

一般书信是指同志之间,亲友之间来往的私人书信。这种书信可写的内容是非常广泛的。跟人家说情况,谈

看法,抒发感情,请别人代办事情等,都可以作为写信的内容。另外,别人给你写信,你要写回信,答复或

说明人家在来信中提到的问题或事情。再说,同学们写信,还有一种特殊的情况,那就是用书信的形式写文

章。小学课本里就有这样的要求。如果在信中,或向对方叙述一两件有意义的事,或向对方介绍一个自己熟

悉的人,或向对方描述风景优美的一个地方,或向对方说明一个事物的特点,那就是借写信在记事、写人、

绘景、状物了。这样的书信,要求就比较高了。

一般书信可分为称呼、正文、结尾、署名、日期五个部分,每个部分都有一定的格式。

(1)称呼。根据自己和收信人的关系,平时怎么称呼,在信中就怎么写。如给爸爸写信,称呼就写“爸

爸”;写信给老师、同学的信,称呼就写“*老师”、“**同学”。称呼要从第一行顶格写起。称呼后面要

加冒号(:),表示下面有话要说。

(2)正文。这是信的主要部分。写信人要说的话都写在这里。正文的开头空两格,通常先写问候的话。如

果是回信,先要写明来信收到,并对来信中提及的问题或要求办理的事情作出回答。如果写的事情较多,可

以分段写,一件事情写一段。每段起行空两格,转折顶格。

(3)结尾。结尾可根据写信人跟随收信人的关系和具体情况,写上表示祝愿,勉励或敬意的祝颂语。如

“此致敬礼”、“祝你健康”等等。祝愿语一般分两行写。以“此致敬礼”为例,“此致”可以紧接正文之

后写,也可以另起一行空两格写,“敬礼”则一定要另起一行顶格写。

(4)署名。在结尾的再下一行的后半行写自己的名字,署名的前面也可以写上跟随对方相应的称呼,如

“儿”、“弟”、“学生”等等。

(5)日期。可以写在署名的后面,也可以写在署名下一行的后半行。最报写清年月日,以便查考。

此外,如果信已经写完,又发现内容有遗漏,或某件事叙述不够全面时,在信的后面还可以补写。但是在补

写的话前面要加上“还有”、“另外”、“再”;或在后面加上“又及”等字样。

信写好了,要寄出去,还必须要有信封。现在的标准信封是横写的。信封上面写惧人的邮政编码、收信人地

址;中间写收信人的姓名;下面写寄信人的地址、姓氏及邮政编码。

书信写得好不好,关键在正文。写信的正文,要注意以下几点:

(1)说要说清楚明白。写信时,不管目的是什么,都必须把话写得清楚明白。因为,收信人不在你的身

边,你不把话写得一清二楚,人家看了就会不明不白,甚至发生误会。因此,写信时必须考虑好要写哪几件

事情,先写什么,后写什么,用简洁的语言把你要写的内容叙述得清清楚楚。

(2)书信感情要真挚。写信就是和收信人交谈,只是交谈时,收信人不在面前,而是通过书面语言把要说

的话写出来。说话要有感情,写信同样要有感情。母子之间、师生之间、朋友之间......写信时都要表示自己

的一番真情。

(3)语言要得体。写信时要注意写信人和收信人的关系。关系不同,用语要有所不同。给长辈写信,要用

敬语;给同辈写信,也要讲礼貌。

一般书信又分成给亲人的信,给老师的信、给同学朋友的信、给名人的信、给领导的信。

给亲人的信,是一般书信较常见的一种。因为离别亲人,才必须给亲人写信,因此信中一般要写出对亲人的

思念之情,要向亲人表示问候。本书所选取登的给亲人的信,在这方面都写得比较好。

给老师的信,可以向老师表示谢意,可以向老师汇报自己的收获,也可以向老师提意见。在向老师提意见

时,一定要态度诚恳,用词宛转,讲究礼貌。

给同学朋友的信,可以交流情况,商量问题,委托办事,规劝指正,回忆友谊,表示慰问......总之,信的内

容非常丰富。给同学朋友写信,要热情,讲礼貌,即使是规劝指正,介绍经验等,也应晓之以理,施之以

情,措词委宛,语气亲切。

给名人的信,一般要对这些有成就的人表示崇敬、赞颂,但称颂褒奖名人,一定要掌握分寸,实事求是,不

要夸大过分。

给领导的信,一般是提出建议,反映问题,要求帮助等。写信时,一定要实事求是,不要提出不切实际的建

议,反映问题要准确,要预先进行调查研究。

2、专用书信。

专用书信就是具有专门用途的书信。专用书信,一般内容单一,格式固定。有称呼、正文、结尾、署名、日

期五个部分。但它常用标明性质的标题,写在第一行中间;正文内容简短,语言亲切、热情。正文后面有

“此致敬礼”等习惯用语。最后是署名,如果署名是单位,还要加盖公章。

专用书信种类较多,下面仅介绍表扬信、感谢信、慰问信及倡议书。

(1)表扬信。

表扬信是表扬某个集体或个人的先进思想和先进事迹的一种书信。表扬信要写明写信表扬人是谁,表扬他的

什么事情,写表扬信的人名或单位,写信的时间等等。写表扬信时,对被表扬人(单位)的先进事迹和模范

行为要写得具体,评言要有感情。这样,能使受表扬人(单位)得到鼓舞,对其他人(单位)也有教育作

用。本书所选登的两封表扬信,一个写信表扬的是单位(居委会计室,一个写信表扬的是个人,这两封信的

格式、内容都达到了要求。

(2)感谢信。

感谢信是为了感谢某单位或某个人的关心、支持、帮助所写的一种书信。

感谢信的内容:主要应该写明在什么时候,因为什么事情,得到对方的哪些帮助,并表示感谢。

感谢信要在第一行中间写上“感谢信”三个字。其他的格式跟普通书信相同。感谢信可以直接寄给对方,也

可以贴在公共场所。

(3)慰问信。

慰问信是对某些单位或个人的突出工作,或遭到什么不幸表示慰问、问候、致意而写的一种书信。慰问信的

正文,应包括为了什么事慰问对方,要怎样向对方学习,或支持、关心、帮助对方。

(4)倡仪书。

倡议书是个人或单位为了倡导开展某项活动,而向有关的人或有关方面发出的信。

倡议书的内容主要有两部分:第一部分是写倡议的目的是什么,语言要清楚明白,有关的人或者有关方面才

会积极响应;第二部分是倡议什么。倡议书的内容要符合实际需要,实事求是地指出,写具体,要求不要过

高也不要过低。

倡议书通过登载报刊,或印发,或张贴公共场所让人们知道。

附: 称呼顶格打冒号

     先向亲友问个好

     正文段落空两格

     一件一件不乱套

     正文写完写祝福

     健康快乐常祈祷

     署名日期不颠倒

     工整写在右下角


 



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